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易流黄老师:我们说物流管理标准化,到底是在说什么?

  [2017-03-01 11:58:49] 

人人都说物流管理标准化,但标准化到底是什么?是一套一成不变的系统吗,是一堆挂在墙上的规则吗,好像都不够,那他是什么,听听易流黄老师怎么说!

 

物流是一个动态的过程,受到很多变化及不确定因素的影响。为了使物流实现规模化、高效地运作,需要将标准化的方法应用于物流管理之中。本节就标准化的方法及原理进行介绍。

 

标准化的概念及特征

 

标准化是指在经济活动中,对于需要重复进行的流程、步骤,制定统一的、被认为是最好的操作标准,并依照标准重复作业以获得最大的经济效益。标准化是一个不断改善和优化的过程,不断用更好、更高的新标准替代旧的标准。 标准化是一套复杂的管理操作办法,针对不同的管理对象及在不同的环境中,标准化的形式各有不同。总体而言,标准化有以下三个方面的特征。

 

标准化代表最稳妥的工作方法

 

所谓“最稳妥”的工作方法就是最容易实现的、最安全的、成本最低的、发生意外情况的可能性最小的工作方法。

 

最容易实现的方法,意味着耗费的体力、脑力、时间等都是最少的工作方法。最容易的方法意味着效率最高的方法,把这样的方法作为标准才有意义。

 

标准化的方法必须是最安全的方法,因为一切效益都是以安全为前提。安全是任何时候都必须重视的事情,所以标准化的工作方法必须考虑安全的因素。成本最低,则意味着耗材、耗时、耗费用都是最小的,标准化的方法需要考虑成本的因素。 标准化方法需要考虑系统的变异因素,尽量将变异的风险降至最低,将变异程度控制在最小的范围之内。标准化方法应当是控制和应对意外情况的最好方法,因为当发生意外情况时可以将各种因素的指标状况往标准的范围内调控。

 

标准化采用专业的操作方法

 

术业有专攻,专业的事得让专业的人采用专业的方法来操作。标准化通常是从专业的角度来设置操作标准,使操作尽可能地符合科学规律。标准化采用专业的操作方法,其实也是为了使得标准化方法能够代表最稳妥的工作方法。

 

这里的“专业”是指擅长于某个领域,或者某个领域的规律及技巧。专业一方面来自于专业的教育,另一方面来自于专业的实践。对新进入公司的员工,对经验不足的员工,需要通过专业化的教育使他们来了解相关的操作标准。同时,标准是专业性的重要内容。专业的实践是获得“专业知识”和“专业技能”的有效途径,合理的标准是来源于对实践的总结。

 

标准化是一整套的标准体系

 

标准化是由一整套的标准体系有机地结合在一起的系统。标准体系是由方法标准、设备标准、材料标准、人员标准和环境标准这五个方面组成。

 

方法标准,是指作业过程中的具体流程、步骤、以及根据专业化设定的标准参数、数量和指标。例如装卸过程,需要把货物堆在托盘上,然后用叉车把托盘及货物举起来,放到货架上或者装载在运输工具上,这个过程就是一整套的标准方法。货物堆放在托盘上,垒几层合适,高度是多少,不能超过多少重量,叉车举起托盘的高度应该是多少,这些都是有具体的标准。

 

材料标准,是指用于生产或流通的物品、材料在形状、重量等物理特征上是一致的。例如,完成啤酒装瓶的生产线上需要标准的空瓶,标准的空瓶以及瓶盖就属于标准材料。汽车组装的生产线,每一个零部件都有相应的标准,这些零部件都属于标准材料。在物流过程中,统一规格的包装盒属于标准材料,可对货物进行统一包装。对货物进行统一包装以方便搬运、装卸、维护。在快递或零担物流中,由于货物的类型、品种繁多,没有统一的包装,所以装卸过程非常麻烦,无法进行标准化的操作,因而容易在件量爆增和匆忙情况下的暴力装卸频发。

 

设备标准,例如叉车、托盘、拖车等,都具有相应的标准。例如托盘的尺寸标准有“1200×1000mm”和“1100×1100m”这两种规格。同样,叉车也有很多标准,如额定起重量、荷载中心距、最大起升高度、最大行驶速度、最小转弯半径、最小离地艰巨,等等。

 

人员标准,是指操作人员必须具有相应技能、遵守相应的作业方法。操作人员的技能会涉及到一些标准认证,例如司机必须具备驾驶证,装卸操作员必须具有叉车证或经过专业的培训。遵守工作方法标准,则是操作人员需要知道和遵守作业流程、规章制度、员工守则,等等。

 

环境标准,是指生产线、生产车间、仓库等环境在布局上具有相应的标准。例如仓储空间的布局,必须规定标准化的过道宽度,以方便搬运、验货人员的走动,既方便叉车的装卸作业又不浪费空间。

 

标准体系的五个方面是一个整体,相互之间有密切的关联性。方法标准是标准体系的核心,其他标准是为了实现方法标准的要求和目标;设备标准、材料标准、人员标准是标准体系的基础条件,没有这些内容,就不能成为标准;环境标准是标准体系得以发挥作用的保障。

 

标准化的作用

 

标准化是比较常用的管理方法,在经济活动中发挥巨大的作用。标准化的作用概括起来就是降低成本、提高效率、方便培训、合理评估和促进改善。

 

降低成本就是标准化之后可以实现规模化运作,以降低成本。例如电脑的规格实行标准化之后就可以进行规模化的生产,当包装统一了之后可以进行规模化的装卸和搬运。标准化使得变异性减少,扩大操作的便利性和兼容性,进而使得规模化的生产和经营有保障,提高生产和经营的效率。 此外,有了标准,便于将方法、技巧等知识进行传播,便于对新员工和新手的培训。

 

没有标准就无法衡量,只要标准合理,标准化就可以发挥合理评估的作用。业绩如何,生产效率如何,产品质量、服务品质如何,这些都需要有合理的标准来进行合理评估。基于标准化的合理评估,可以明确责任的分割,便于查找问题的原因,促使问题得到有效解决。

 

标准化促进改善,是因为标准化是进行持续改善的基础。改善实际上是在标准的不对完善,是以新的更高标准代替旧的标准,通过执行新的标准使得产品和服务质量、经济效益不断向前发展。通过对标准的不断修订和完善,积累技术创新,通过“微创新”的积累实现产品和服务质量的巨大飞跃。

 

标准化的步骤

 

标准化评估

 

在管理若要实施标准化,首先需要对标准化进行评估,看是否存在进行标准化的必要性。一般而言,需要实施标准化管理的是那些必须重复操作、长期作业、任务量庞大的生产、经营活动。例如,对于企业的主营业务经营活动则是需要实施标准化管理。而对于一次性、短期作业、任务量小的生产、经营活动,其实施标准化的必要性不大。

 

标准化评估,还需要评估标准化的效果及成本。对于经营尚未稳定,业务量还未形成规模的活动,不宜实施标准化。因为企业的经营规模在快速增长,经营模式还不断变化,若实施标准化则会很快地被打破,标准化对企业的经营效益没有多大的贡献。

 

此外,实施标准化需要投入大量的时间、精力、资源,有一定的成本。如果实施标准化不能给企业经营带来成本的增长,不能覆盖实施标准化的成本,那么则没有必要实施标准化。

 

制定标准

 

在确定有必要实施标准化之后,那么要做的事情就是针对经营管理的需要制定标准。制定标准则是以业务的流程、方法、步骤的规范化为核心,制定出相关标准。制定标准的过程中要建立起标准体系,全方位地、全局性地考虑方法标准、设备标准、材料标准、人员标准和环境标准之间的关系。 制定标准需要输出“标准文件”。标准文件一般由这些内容组成:制定标准的目的、标准的使用范围、标准的实际描述(正文)、制定的时间、实施的时间,相关的图标等等。标准的使用范围,需要写明标准的使用部门、使用场所、实施对象,等等。

 

制定标准一定要基于现场的调研,需要组织一线操作人员参与,基于一线管理干部的理解和支持。制定标准是一个对现场进行深入研究和学习的过程,不能为了制定标准而制定标准。要坚定不移地以改善工作效率、提高经济效益作为标准制定的出发点和落脚点。

 

执行标准

 

标准制定好了之后,要根据标准的要求制定SOP(Standard Operation Procedure,标准作业程序),并用SOP来指导标准的贯彻和执行。所谓《作业指导书》是指对标准的执行细节及相关执行要求进行解释的文件。在执行过程中,以SOP为基准,企业上下一致执行。

 

在执行标准之前,要贯彻和统一实施标准化的思想,争取到公司上下的理解、认同和支持。在执行过程中,干部队伍要以身作则,起到带头模范的作用。管理干部,是贯彻标准执行的中坚力量,要不择不扣的按照SOP去执行标准。 执行标准的过程是一个深入研究、学习的过程,是一个发现问题的过程。要清楚地认识到,必须要不折不扣地执行标准,又要实事求是的质疑标准。不折不扣地执行标准才能够维护标准的权威,使得标准发挥应有的作用。实事求是地质疑标准,即是以科学、认真的态度去发现问题、研究问题,检验标准的合理性,为标准的修订积累科学的依据。

 

修订标准

 

标准是根据实际的作业条件及在一定的技术水平下制定出来的,只能在一定时期内代表最先进的水平。随着技术的发展,作业环境的改善,业务内容的变化,标准也需要做出相应的变化。因此,需要不断地对标准进行修订和完善。修订和完善标准的过程也就是改善管理的过程。对于频繁出现、重复性高的工作,需要用标准来管理,需要通过不断修订标准和完善标准来改善管理。当然对于例外的工作,无需进行标准化,则需要根据常识来管理。

 

标准的修订一定要以现场的实际情况为基础,根据现实条件来修订和实施新的标准。标准不简单的是“高标准”或“低标准”,而是在现实条件下最适合的标准。标准的修订、完善,在一定程度上意味着技术的进步,作业条件的改善。

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