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莫让跨部门流程束缚企业内部协作能力

  [2013-01-04 16:10:07] 

 

作者:奥哲 H3(http://www.authine.com)

      

在企业内部管理中,员工自身问题,比如业务不熟练,技能不够,工作有惰性不积极等等,相对来说是比较容易找到,也比较容易解决,对症下药即可,通过设定合理的管理制度、加强员工培训等方式就能在一定程度上解决问题。部门内部的问题通常也是如此,它们大部分都是操作性问题或者技巧性问题。

      
一旦问题跨了部门,就比较难办了。有两方面的原因:一是跨部门的问题有时候不容易被发现,被理解;二是企业中的各个部门存在自我保护主义。人们通常会习惯于站在自己的角度考虑问题,,出了问题,大家都会认为,我没做错,错的是别人或者别的部门。同样,另一个部门也会这么思考,最终推诿扯皮,高层领导也很头疼,为什么大家都没错,问题却发生了。

      
因此,企业中存在的难以解决的管理问题大多数是跨部门的,因而涉及到跨部门流程管理,比如采购管理流程、销售管理流程、财务管理流程、设备管理流程。

      
重点:厘清相关部门责任

       企业在开展流程管理的时候,首要任务就是把既有流程刻画描述出来,即无形流程的有形化。在描述跨部门流程的过程中,经常会发生以下情景:负责描述流程的 A 部门的员工就会努力的想象:“我们这边工作做完了,其他部门,特别是在这个流程中和我们根本不发生直接联系的部门或岗位,需要做哪些事儿呢?”根据想象刻画了一个流程出来。流程串讲的时候,其他部门一看 A 部门画的流程,“不对不对,你们画的跟我们的实际情况不一样啊”。经常发生的一种情况是,如果让几个部门刻画同一个流程,刻画出来三个版本,设置流程中的某些具体工作事项,不同部门对于职责的理解是完全不同的。矛盾、问题其实也正源于此。

      
流程的刻画描述不难,难的是如何界定流程的边界,弄清楚流程相关的上下游部门的具体工作,厘清流程相关部门的责任。由于企业内部人员在流程管理方面缺乏经验,另外一方面,部门的自我保护主义很容易从中作梗,阻碍了企业有效管理业务的进程,降低了企业的协作效率。借第三方咨询公司的力量和经验,破解跨部门流程管理问题,是企业决心厘清部门职责、提升内部协作效率的良好举措。

      
核心:培养中层管理人员

      
企业管理者可以简单分成高层管理人员、中层管理人员、基层管理人员三类。如果在企业中推动流程管理活动并且希望做出成效,中层管理人员是最值得关注的核心群体。从管理学中关于管理职能的理论来说,中层管理者更注重人际关系技能。在部门内部他是决策者,而在部门和部门之间,为了完成某项工作组织协调多个其他部门人员,是中层管理人员在日常管理中最需要面对的,也是最难以处理的问题。

      
企业中部门之间的关系有时候是很微妙的,中层管理人员既要保护部门的利益,又要和相关部门“据理力争”有限的企业资源。这些现象都决定了中层管理人员更关注跨部门流程。培养中层管理人员的协调能力,灌输优秀的流程管理理念,是改善跨部门流程运行的关键。

       流程管理提升 CMAP 方法论认为:企业流程管理的重点是跨部门的流程,必须把跨部门的流程梳理清楚,厘清各部门的责任,并提升相关核心群体的流程管理意识,企业的协作能力才不会被跨部门流程绊住了手脚。


文章来源:延展咨询

 

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